Komunikacja ma decydujący wpływ na powodzenie transakcji na rynku nieruchomości

Kiedy duże transakcje na rynku nieruchomości kończą się niepowodzeniem, często przypisuje się to zbyt wysokim cenom, rygorystycznym wymogom regulacyjnym lub długotrwałym procesom due diligence. Jednak najnowsza analiza przeprowadzona przez Drooms we współpracy ze Statista wskazuje na zaskakująco ludzki problem. Największą przeszkodą nie jest finansowanie ani sytuacja rynkowa, lecz komunikacja.

Obecnie wyświetlana jest treść zastępcza z serwisu YouTube. Aby uzyskać dostęp do rzeczywistej treści, należy kliknąć przycisk poniżej. Należy pamiętać, że w związku z tym dane będą przekazywane podmiotom zewnętrznym.

Więcej informacji

Według badania 76% respondentów uważa koordynację działań z innymi uczestnikami procesu za największe wyzwanie. Co gorsza, 89% traci ponad 30 godzin na każdą transakcję z powodu nieporozumień, niekompletnych informacji lub niejasnego podziału obowiązków. W 20% przypadków strata ta sięga nawet ponad 150 godzin na transakcję, co odpowiada niemal całemu miesiącowi pracy na osobę. Czas, który powinien być poświęcony na finalizowanie transakcji, marnuje się w gąszczu wewnętrznych uzgodnień.

Dlaczego komunikacja przy transakcjach na rynku nieruchomości tak często zawodzi

Problem zaczyna się od wielu równoległych kanałów komunikacji. Jedna informacja przychodzi e-mailem, kolejna przez WhatsApp, telefon dostarcza nowych szczegółów, a dodatkowo toczą się dyskusje na czacie w Teams lub Slacku. Gdy po kilku dniach ktoś zapyta, gdzie znajduje się ważny plik, zaczyna się wielkie poszukiwanie. Informacje giną w silosach, działy pracują nad różnymi wersjami, a nikt nie wie dokładnie, kto jest odpowiedzialny za dane zadanie.

Złożoność sytuacji gwałtownie rośnie, zwłaszcza w przypadku dużych transakcji z partnerami międzynarodowymi lub z udziałem wielu doradców. Decyzje się opóźniają, zadania są wykonywane podwójnie, a zaufanie do organizacji projektu ulega utracie. Dodatkowo pojawia się często niedoceniane ryzyko związane z ochroną danych. Wrażliwe dokumenty są często przesyłane za pomocą komunikatorów, mimo że kanały te nie są ani zgodne z RODO, ani nie zapewniają bezpieczeństwa na potrzeby audytu. Oprócz konsekwencji prawnych może to również trwale zaszkodzić reputacji organizacji.

Koszty złej komunikacji

Błędna lub nieefektywna komunikacja nie jest problemem abstrakcyjnym. Kosztuje ona konkretne pieniądze. Każdy dzień spędzony na poszukiwaniu dokumentów, wyjaśnianiu kompetencji lub powtarzaniu uzgodnień to stracony czas pracy. Koszty te odzwierciedlają się nie tylko w wyższych wydatkach wewnętrznych, ale także w słabszej pozycji rynkowej. Nabywcy, inwestorzy czy banki oczekują profesjonalizmu i szybkości działania. Jeśli proces niepotrzebnie się przedłuża, cierpi na tym wiarygodność całego projektu.

Lub, jak ujął to rzymski pisarz Syrus: „Dobra reputacja jest cenniejsza niż pieniądze”.

Rozwiązania strategiczne, struktura i platformy

Najważniejszym wnioskiem jest to, że komunikacja musi być scentralizowana i jasno ustrukturyzowana. Wirtualne pokoje danych, takie jak Drooms, Ansarada lub podobne platformy, oferują możliwość zgromadzenia dokumentów, zadań i komunikacji w jednym miejscu. Zamiast niekończących się wątków e-mailowych z plikami o nazwach typu „wersja ostateczna v3.docx”, wszyscy uczestnicy pracują w czasie rzeczywistym na tej samej wersji dokumentu.

Jednak samo wdrożenie narzędzia nie wystarczy. Kluczowe znaczenie ma jego konsekwentne stosowanie. Oznacza to brak równoległej komunikacji za pośrednictwem prywatnych komunikatorów lub łańcuchów e-mailowych. Pokój danych jest jedynym wiążącym punktem kontaktowym. Listy zadań, komentarze, aktualizacje statusu i zatwierdzenia są prowadzone wyłącznie w tym miejscu.

Równie ważny jest jasny podział ról. Kto odpowiada za dany dokument, kto udziela zezwoleń, kto kontaktuje się z partnerami zewnętrznymi. Na takie pytania należy udzielić jednoznacznych odpowiedzi. Tylko w ten sposób można uniknąć opóźnień i nieporozumień.

Praktyczne najlepsze praktyki dla lepszej komunikacji

1. Analiza obecnej sytuacji
   Najpierw sprawdź, jakie narzędzia są obecnie w użyciu, gdzie powstają utrudnienia i które kanały komunikacji najczęściej prowadzą do problemów. Wystarczy krótkie spotkanie ze wszystkimi głównymi uczestnikami, aby zidentyfikować słabe punkty.

2. Wybór scentralizowanej platformy
   Po rozważeniu zalet i wad wybierz system i zaangażuj się w jego wdrożenie. Unikaj odkładania decyzji na czas nieokreślony, ponieważ bez jednolitej podstawy wszystko pozostanie fragmentaryczne.

3. Określenie zasad komunikacji
   Określcie, co powinno znajdować się wyłącznie na platformie, a które kanały mogą być wykorzystywane w wyjątkowych przypadkach. Krótki przewodnik z przykładami zapewnia przejrzystość i zapobiega powstawaniu szarych stref.

4. Określenie ról i kompetencji
   Jasno udokumentujcie, kto jest odpowiedzialny za jakie dokumenty i kanały komunikacji. Zapobiega to powielaniu pracy i przyspiesza procesy decyzyjne.

5. Uprość proces wdrażania osób z zewnątrz
   Nie tylko zespoły wewnętrzne, ale także inwestorzy, prawnicy czy audytorzy muszą rozumieć działanie systemu. Zamiast niekończących się indywidualnych wyjaśnień pomocny będzie krótki filmik pokazujący wszystkie ważne funkcje.

6. Wykazuj konsekwencję
   Najważniejsze: zachowajcie dyscyplinę. Wiadomości z WhatsApp zawierające poufne informacje muszą być konsekwentnie przekierowywane na platformę. Tylko w ten sposób uda się stworzyć jasną, spójną kulturę komunikacji.

7. Zbieraj regularne opinie
   Na początku zaplanujcie krótkie spotkania poświęcone informacji zwrotnej co dwa tygodnie, a później co miesiąc. Pomogą one usprawnić procesy i zwiększyć akceptację w zespole.

Podsumowanie

Transakcje na rynku nieruchomości rzadko kończą się niepowodzeniem z powodu braku kapitału lub inwestorów. Znacznie częściej to nieporozumienia, niejasny podział obowiązków i chaotyczne struktury komunikacyjne opóźniają transakcje lub wręcz prowadzą do ich niepowodzenia. Kto ma odwagę konsekwentnie stawiać na centralne platformy i jasne zasady, nie tylko oszczędza czas, ale także zwiększa profesjonalizm i wiarygodność w oczach wszystkich partnerów.

Motto brzmi: jasna komunikacja, jasno określone role, jasne wyniki. Kto to opanuje, ten ostatecznie zawrze nie tylko szybsze, ale i lepsze transakcje.