Wenn große Immobilientransaktionen scheitern, denkt man oft an zu hohe Preise, strenge regulatorische Anforderungen oder lange Due Diligence Prozesse. Doch eine aktuelle Auswertung von Drooms in Zusammenarbeit mit Statista zeigt ein überraschend menschliches Problem. Das größte Hindernis ist nicht die Finanzierung oder der Markt, sondern die Kommunikation.
Laut Studie sehen 76 % der Befragten die Abstimmung mit anderen Beteiligten als die größte Herausforderung. Noch gravierender, 89 % verlieren pro Deal über 30 Stunden wegen Missverständnissen, unvollständiger Informationen oder unklarer Zuständigkeiten. In 20 % der Fälle summiert sich der Verlust sogar auf mehr als 150 Stunden pro Transaktion, das entspricht fast einem kompletten Arbeitsmonat pro Person. Zeit, die eigentlich in Abschlüsse fließen sollte, verpufft im Dickicht der internen Abstimmungen.
Warum Kommunikation bei Immobilien Deals so oft scheitert
Das Problem beginnt bei den vielen parallelen Kanälen. Eine Information kommt per E Mail, die nächste per WhatsApp, ein Anruf bringt neue Details und zusätzlich laufen Diskussionen im Teams oder Slack Chat. Wenn nach Tagen jemand fragt, wo eine wichtige Datei liegt, beginnt die große Sucherei. Informationen verschwinden in Silos, Abteilungen arbeiten an unterschiedlichen Versionen und niemand weiß genau, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.
Gerade bei großen Transaktionen mit internationalen Partnern oder mehreren Beratern wächst die Komplexität rasant. Entscheidungen verzögern sich, Aufgaben werden doppelt erledigt, Vertrauen in die Projektorganisation geht verloren. Zusätzlich droht ein Risiko, das oft unterschätzt wird, Datenschutz. Sensible Dokumente werden schnell mal per Messenger weitergeleitet, obwohl diese Kanäle weder DSGVO konform noch revisionssicher sind. Neben rechtlichen Konsequenzen kann dies auch den Ruf einer Organisation nachhaltig beschädigen.
Die Kosten schlechter Kommunikation
Fehlerhafte oder ineffiziente Kommunikation ist kein abstraktes Problem. Sie kostet bares Geld. Jeder Tag, an dem Unterlagen gesucht, Zuständigkeiten geklärt oder doppelte Abstimmungen geführt werden, ist verlorene Arbeitszeit. Diese Kosten spiegeln sich nicht nur in höheren internen Aufwendungen wider, sondern auch in einer schwächeren Marktposition. Käufer, Investoren oder Banken erwarten Professionalität und Geschwindigkeit. Zieht sich ein Prozess unnötig in die Länge, leidet die Glaubwürdigkeit des gesamten Projekts.
Oder, um es mit dem römischen Autor Syrus zu sagen, „Ein guter Ruf ist wertvoller als Geld.“
Strategische Lösungen, Struktur und Plattformen
Die wichtigste Erkenntnis lautet, Kommunikation muss zentralisiert und klar strukturiert werden. Virtuelle Datenräume wie Drooms, Ansarada oder ähnliche Plattformen bieten die Möglichkeit, Dokumente, Aufgaben und Kommunikation an einem Ort zu bündeln. Statt endloser E Mail Verläufe mit „Version final neu v3.docx“ arbeiten alle Beteiligten in Echtzeit am gleichen Stand.
Doch der Einsatz eines Tools allein reicht nicht. Entscheidend ist die konsequente Nutzung. Das bedeutet, keine parallele Kommunikation über private Messenger oder E Mail Ketten. Der Datenraum ist die einzige verbindliche Schnittstelle. Aufgabenlisten, Kommentare, Status Updates und Freigaben werden ausschließlich dort gepflegt.
Ebenso wichtig ist die klare Rollenverteilung. Wer betreut welches Dokument, wer gibt Freigaben, wer spricht mit externen Partnern. Solche Fragen müssen eindeutig beantwortet werden. Nur so lassen sich Verzögerungen und Missverständnisse vermeiden.
Praktische Best Practices für bessere Kommunikation
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Audit der aktuellen Situation
Prüfen Sie zunächst, welche Tools derzeit im Einsatz sind, wo Reibungsverluste entstehen und welche Kommunikationswege am häufigsten zu Problemen führen. Ein kurzes Meeting mit allen Hauptbeteiligten reicht aus, um die Schwachstellen sichtbar zu machen. -
Entscheidung für eine zentrale Plattform
Wählen Sie nach Abwägung der Vor und Nachteile ein System aus und committen Sie sich dazu. Vermeiden Sie es, die Entscheidung auf unbestimmte Zeit zu verschieben, denn ohne einheitliche Basis bleibt alles Stückwerk. -
Kommunikationsregeln definieren
Legen Sie fest, was ausschließlich in die Plattform gehört und welche Kanäle für Ausnahmen genutzt werden dürfen. Ein kurzer Leitfaden mit Beispielen schafft Transparenz und verhindert Grauzonen. -
Rollen und Zuständigkeiten festlegen
Dokumentieren Sie klar, wer für welche Dokumente und welche Kommunikationswege verantwortlich ist. Das verhindert doppelte Arbeit und beschleunigt Entscheidungsprozesse. -
Externes Onboarding vereinfachen
Nicht nur interne Teams, auch Investoren, Juristen oder Prüfer müssen das System verstehen. Statt endloser Einzelerklärungen hilft ein kurzes Bildschirmvideo, das alle wichtigen Funktionen erklärt. -
Konsequenz zeigen
Der wichtigste Punkt, bleiben Sie diszipliniert. WhatsApp Nachrichten mit sensiblen Infos müssen konsequent auf die Plattform umgeleitet werden. Nur so etabliert sich eine klare, einheitliche Kommunikationskultur. -
Regelmäßiges Feedback einholen
Planen Sie anfangs alle zwei Wochen, später monatlich kurze Feedback Runden ein. Diese helfen, Prozesse zu verbessern und Akzeptanz im Team zu steigern.
Fazit
Immobilientransaktionen scheitern selten an mangelndem Kapital oder fehlenden Investoren. Viel häufiger sind es Missverständnisse, unklare Zuständigkeiten und chaotische Kommunikationsstrukturen, die Deals verzögern oder gar zum Scheitern bringen. Wer den Mut hat, konsequent auf zentrale Plattformen und klare Regeln zu setzen, spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Professionalität und Glaubwürdigkeit gegenüber allen Partnern.
Die Devise lautet, klare Kommunikation, klare Rollen, klare Ergebnisse. Wer das meistert, hat am Ende nicht nur schnellere, sondern auch bessere Deals.
